Notionを使って情報共有からDXしよう!

Notionを使って情報共有からDXしよう!

「あれどこやったっけ?」
「このプロジェクトの進捗状況、どうなっている?」
「すぐわかるように机に書類を置いていたら、書類がいっぱいになって結局探してしまう」

こんな悩み、一度は持ったことがあるのではないでしょうか。
そのお悩み、Notionを使うことで解決できるかもしれません。

DXの工程管理についてご検討中の方は、こちらの記事も合わせてどうぞ。

物を探している時間

文具で有名なコクヨ株式会社さん、興味深い調査結果を公表してくれています。

コクヨ株式会社(本社:大阪市/社長執行役員:黒田 英邦)は昨年、週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象に、紙書類を探す行為に関する調査を実施しました。その結果、1日のうち書類を探す時間はおおよそ20分であることが分かっています。これを1年間に換算すると、約80時間に相当します。

コクヨ株式会社 (参照元)https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000107.000023621.html

1日20分自由に使えるとしたら。けっこう大きいですよね。
繁忙期で忙しく、お昼ご飯が食べる余裕もない!という思いをしたことがある人なら、この20分は大きなアドバンテージであることがわかると思います。

年間約80時間は、1日の勤務を8時間としてとらえると10日間分
10日間自由に過ごしていいと言われたら、いろんな事ができます。
それこそノーコードツールを使えば、アプリが1つ、2つを作れる時間を自由にできます。

ある製造会社のNotion事例

画像はNotionで作成したwebページです。
既にご存知の方も多いかもしれませんが、Notionはレゴブロックのようにパーツを組み合わせて、直感的にwebサイトを作ることができるノーコードツール。

昨年の10月に日本語版も出たことでより使いやすくなりました。
この後ページを用いて、どこの会社様でもありそうな「議事録の共有」と「製造部の事例」について説明していきます。

議事録の共有

会議を実施した際、議事録を記入するかと思います。
「こないだ◯◯について話したはずだけど、どんな結論になったんだっけ?」
と、資料を探したり誰かに聞いたりした経験、みなさんお持ちではないでしょうか。

このようにweb上で議事録を保存しておくことで、会社のオフィスであっても出先でも、製造現場の人でもすぐ閲覧が可能です。特に小さな企業の製造現場の人の中には、PC作業が苦手な人が少なからずいらっしゃいます。
そんな人でもスマートフォンやタブレットなどですぐ閲覧できるため、とても便利に使えます。

チーム以外のメンバーへのゆる共有の推奨

また、各事業部、チームの議事録置き場を同じところに置くことで、相互で情報確認をしやすいようにすることがポイントです。僕はこれを「ゆる共有」と名付けています。

製造部の人は材料の調達部や営業部の人と密に情報連携する必要がありますが、Notionを入れる前は担当者と連絡を取るのに苦労されていたそうです。そこで「ゆる共有」を行うことで、Notionを見に行けばよくなったため、お互いに働きやすくなる効果が出ています。

必ず見なければいけないだと肩が凝ってしまい、しんどくなってきます。
でも、「見たい時に見ることができる」状況だと、プレッシャーはあまり感じないようです。そんな選べる状況を作っておくことで仕事がしやすくなる効果があります。

議事録の書き方は3点を推奨。

議事録自体は凝る必要はありません。
「今日何について決めるべきか」「その課題は誰が担当でいつまでに実施するのか」を会議に参加していないメンバーがすぐ把握できるように簡潔に書きます。この3点を意識することを推奨します。それ以外は自由です。
これもNotionでテンプレートを用意しておくことで、すぐコピーして使い回すことができます。

web上での閲覧権限

ここまで聞いていただいて
「web上に保存、そこから閲覧ってセキュリティは大丈夫なの?」
「外部の人が閲覧出来たりしない?」
と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

安心してください。
web上の公開も「閲覧権限が付与された人」だけに制限することが可能です。
社内メンバーだけに付与することで、外部の人は閲覧できません。

また、閲覧権限はメールアドレスごとに付与できるため、権限付与作業も簡単です。
詳しくはNotionの公式ヘルプに詳しく書いてあるため、ご覧ください。
Notionの公式ヘルプは各説明ページがとても丁寧に書いてあるため、迷っていなくても見るのがオススメです。

(出典:Notion公式ヘルプ)https://www.notion.so/ja-jp/help/sharing-and-permissions

製造部の事例

製造部では「生産計画」と「在庫管理」が共有すべき情報のメインです。
議事録は先ほどの通り、統一の置き場所があるため、リンクで行けるようにしています。
「生産計画A」をピックアップしてみます。

生産計画

生産計画ページでは、部品ごとに制作開始日、完了日、担当者を設定することができます。

全てがうまくいっている場合は何も心配いらないですが、トラブル発生時はスケジュール調整する必要があります。例えば部品Aが出来上がってからでないと部品Cの制作ができないのに、部品Aの完成が1日遅れる場合、部品Cの制作開始日を調整しなければいけません。

そういった時はブロックを調整することで計画変更できます。

ブロックは直感的に調整できるため、部品Aのスケジュールを1日伸ばし、部品Cの制作開始日を後ろ倒しにすることもカンタンです。

引き継ぎ連絡

変更した点は、製造部のTOPページの上に申し送りコメントをすることで、情報共有しやすくします。

「1/17 生産計画A_部品A,Cの計画変更済み」のように簡潔に記載するルールにすると負担が少ないのでオススメです。また、@を使うことで対象メンバーに連絡が可能です。

メールやチャットツールで連絡を入れるのもいいのですが、そのためにまたメールやチャットツールを起動して…と手間になってしまうため、Notion上で共有してしまいます。

やってみよう、Notion。

以上、製造現場でのNotionの利用方法一例のご紹介でした。

Notionを外部向けのwebページとして利用している会社が徐々に増えてきています。
いきなり会社やチームに入れるのはハードルが高いと思いますので、まずはご自身のメモ書き用としてNotionを使ってみてはいかがでしょうか。

「今すぐにでもこの手法を実施したい!」「サポートがほしい」と思ってくださった方は、
「Notion for ものづくり」までご連絡ください。

一緒にNotionを使って情報共有のDX、やっていきましょう!

サービスやイベントのプレスリリース受け付けます

あなたのサービス・体験・イベント情報を記事に掲載してみませんか? 掲載レギュレーションを一読ください

NoCodeツールカテゴリの最新記事